Autora: María José Núñez | Barcelona, Abril 2022
Dicen que para entender al prójimo sólo tienes que meterte en sus zapatos. Básicamente, ser empático, ponerse en el lugar del otro… Sólo de ese modo, podrás saber por qué es así, por qué actúa de una manera o de otra y, sobre todo, quién es. En nuestro caso, a lo largo de nuestros editoriales hemos sido testimonio de lo que significa ser un Personal Angel: su concepto, en qué se basa esta profesión, y lo que es más importante: que se conozca cuál es su papel en la sociedad y manifestar que es un trabajo con muchas oportunidades y proyección de futuro. No obstante, ¿cómo hacerte llegar cómo es la vida de un PA? Sencillamente, de la forma más simple: conversando con una persona que se dedica a ello, y que nos cuente, en tiempo real, todo lo que hace durante un día cualquiera. Aunque no hemos elegido a cualquier Personal Angel, sino a Lourdes Carbó, la directora de TLI y Alberta La Grup. ¿Quieres saber en qué consiste su trabajo diario como PA? ¡Pues quédate con nosotros, que te lo contamos todo con detalle!
“En el mundo de los Personal Angel tenemos tantas sorpresas… Nunca sabemos qué nos van a pedir (por mail, Whatsapp, llamada…). Entonces, para mi el equilibrio está en encontrar el contrapunto en las rutinas que hago, teniendo en cuenta que no sabemos ni por dónde va a empezar ni terminar la jornada”. Por ello, Lourdes tiene su vida muy ordenada y rutinaria en algunas cosas, pues el resto ya lo pone su trabajo. Para ella, ese balance en su vida personal y profesional es importantísimo.
Rutina matutina
“Cuando estoy en mi ciudad, Barcelona, me levanto temprano. Sobre las 6.30. Nunca me preparo la ropa que me voy a poner el día anterior porque todo va a depender de lo que me depare el día. A veces, no sé exactamente dónde tendré que ir…”. Nada más levantarse, repasa los WhatsApp, Signal, Slack y Telegram por si tuviese algo urgente, y también el correo (pero sólo los asuntos), pues lo lee bien y contesta a todo más adelante… “Y así, ya puedo desayunar tranquila”.
Trata de tomar un desayuno sustancioso, ya que no sabe lo que le depara el día, pues independientemente de dónde le lleven sus compromisos, cuida mucho su estilo de vida saludable.
Por lo tanto, Lourdes tiene muy claras sus rutinas de la mañana. “Esté donde esté, me conecto a meditación, o a Matinal Info, que es con Club House y en francés, y también, a noticias en inglés. Y escucho a algunos grupos de ponentes y expertos en diferentes áreas, como start-ups, estilo de vida, emprendimiento, etcétera. También repaso mucho la agenda. Y me gusta desayunar en familia, salir a pasear a mi mascota. Un paseo que me pase a gloria porque la mayoría de las veces no podemos comer juntos… ¡Ah, y el cuidado personal por la mañana es religioso!”.
Ya delante del ordenador
Después de un tiempo para ella y encontrar la serenidad que, seguramente, no va tener durante toda su jornada laboral, llega el momento de ponerse frente al ordenador. “Planifico la agenda hasta las 9.30. Durante las primeras horas del día, dedico mi espacio a organizar temas que requieren de mucha concentración y en las que puedo estar sola y calmada”.
9.30- Empieza la acción
¡Luces, cámara, acción! Empieza lo bueno… El pistoletazo de salida oficial será la reunión line-up con todos los PA, Concierge y todo el equipo de la parte de Management. ¿En qué consiste? Ella nos lo explica: “Cada uno, en 11 minutos, explica qué temas tiene durante el día y para qué van a requerir al otro. De ese modo, tú pones en orden lo que tienes que hacer y te ayuda a poner prioridades a lo largo de la jornada. Es una forma de poner todo en orden y compartir, y me parece realmente útil”.
Más adelante, llega el momento de ver cientos de correos que tiene por contestar, el seguimiento de las peticiones, llamadas, mensajes, etcétera. Respecto a esto último, “hay que decir que, muchas veces, hacer seguimiento de las peticiones que tenemos no es fácil. Tienes que planificarte las llamadas, cuándo las harás porque -estratégicamente- es mejor una hora que otra, ver lo que es urgente y lo que no…”
La comunicación es una parte fundamental de esta profesión. “Un PA tiene que entender qué ha de comunicar por WhatsApp y de qué forma, qué ha de comunicar por teléfono y de qué forma, en qué ocasión hay que llamar y qué hay que enviar por e-mail. Todo ello, además, hay que adaptarlo a los canales de comunicación preferidos por cada cliente”.
¿Queréis saber los datos de llamadas, mensajes y mails en los que se mueve a diario un PA? “A lo largo del día puedo hablar hasta con 50 personas distintas. Y cada gestión requiere de 4 ó 5 llamadas, como mínimo. Y puedo contestar, en un mismo día, hasta 150 correos. Es cierto que muchas comunicaciones por WhatsApp, Telegram, Signal y otras apps para controlar las tareas han sustituido gran parte de la comunicación que antes se realizaba a través de llamadas telefónicas… Entonces, si a las llamadas ordinarias le sumamos los mensajes de texto y de voz, etcétera, podemos contar hasta 60-80 llamadas, perfectamente ¡e incluso más! Y también hay que sumarle que nuestras llamadas suelen ser largas, con una estrategia previa, buscándole la empatía a la persona. Una media del 70% de estas comunicaciones se realizan con personas internacionales”.
Y es que, gestiones como conseguir un vuelo privado a determinado país, reserva en unos de los restaurantes más solicitados de Manhattan y encontrar clases de equitación en un país determinado puede ser el resultado de una cadena de llamadas telefónicas y trámites que requieren de un tiempo considerable empleado por el PA.
“Los PA estamos entre dos mundos: podemos viajar en aviones privados pero vamos en Metro. Es decir, podemos volar alto pero estamos en la clase media, pues gestionamos las clases altas”
Respecto a las reuniones, a lo largo del día puede tener entre 3 y 5 reuniones. Suelen ser cortas. “Las preparamos muy bien previamente, y se basan en un repaso, punto por punto, del asunto que nos atañe”.
“Hacemos hasta 5.168 gestiones de media al año por cada familia. Hay que tener en cuenta que, a nosotros, nos llaman para lo difícil…”
Y en cuanto a la vestimenta, es parte importante de este trabajo, donde la imagen personal es fundamental. Tal y como hemos dicho antes, en ocasiones no se sabe dónde pueden acabar yendo durante el día. Por lo tanto, están preparados siempre: “tenemos zapatos para cambiarnos aquí o incluso alguna americana para adaptarnos a cada situación”.
Cosas que un PA lleva en su bolso: un pasaporte, una mini máquina destructora de papeles, un par de clips bonitos (si llevamos un contrato tendremos clips de los que no agujerean los papeles), un lápiz o un bolígrafo azul, un par de pilas y un USB por si hubiera alguna información confidencial que pasar.
La matriz de Eisenhower
Ante unas funciones tan versátiles como las de un Personal Angel, puede que te surja una pregunta: ¿cómo dedicarle un tiempo a cada cliente? “No es que dediquemos unos minutos u horas específicas a cada cliente. Nos enfocamos con la Matriz de Eisenhower, es decir, estableciendo prioridades y jugando con el equilibrio. No obstante, si hay clientes con los que no hablamos tanto. En estos casos, siempre somos proactivos y buscamos temas interesantes para ellos y, de ese modo, provocar la comunicación. La flexibilidad es clave en esta profesión, un día terminas lo más importante en cuatro horas; y al día siguiente, te pasas todo el día resolviendo problemas”
“También hay tiempo para el deporte. Pero aprendemos a ser flexibles dentro de nuestras rutinas. Y es que un PA tiene que implementar un estilo de vida sano debido al nivel de alto rendimiento que llevamos”
El final del día
“Solemos empezar la jornada diciendo: ‘a ver qué me depara el día’ y solemos finalizarlo con ‘mañana más, y mejor’. En general, nuestra actitud es de preparados para lo peor pero esperando lo mejor”.
Ningún día es igual en la vida del PA. Y es una característica que gusta a la mayoría de quienes se dedican a este trabajo, pues al final es una manera de encarar la vida: mediante retos continuos. “Adoro que cada día sea diferente. Aunque también hay días de nervios. Al final, hay muchos momentos de trabajar bajo presión y en los que has de tratar manejar la situación. Cuando nos piden una cosa más complicada, es más emocionante. Los días que tienen dificultades son los mejores, pues sientes que, bajo presión das lo mejor de ti”. Aunque esto no le pasa a todo el mundo…
No obstante, es importante intentar contrarrestar la situación y, si el día ha requerido de mucha energía, “intentas terminarlo más pausado”.
Conclusión: la vida de un PA se basa en el movimiento: físico y mental; en la comunicación; en la versatilidad; en el orden mezclado con el caos; en el ritmo trepidante en consonancia con la calma que deben transmitir a sus clientes; en el lujo versus el trabajo perseverante y eficaz; en las rutinas frente a la ‘no monotonía’, pues cada jornada es única y distinta a la anterior; y sobre todo, 24 horas con un Personal Angel son retos constantes, con los que se necesitan, no sólo alas sino productividad y rapidez. ¿Estáis de acuerdo?
“Un PA debe buscar un equilibrio en su vida: desde tenerlo todo ordenado (la mesa de trabajo, el material que utiliza…). Es importante para contraponerlo a la cantidad de funciones diversas que puede realizar en su trabajo, con el fin de no tener una sensación de vida caótica”