Ola Duong, Residential Concierge: “The biggest lesson I have learned is that there is always a solution to a problema… The only thing that in prevents us from finding it is our willpower"
Editorial The Lifestyle Institute | Author: María José Núñez | March 2022
Today we tell you the story of Ola Duong. She started as an intern at Alberta La Grup (ALG), and is now Residential Concierge at the Antares building, which opened last January. She is a bachelor student from Glion Institute of Higher Education in Switzerland, where she decided to specialise in luxury brand management, as the premium sector had always fascinated her. After her first internship at the Mandarin Oriental in Hong Kong, she was able to explore this market, as well as interact with high-profile people, which she says would not have been within her reach if she had not taken the risk of moving to the other side of the world. She says it was thanks to a speaker who came to her university that she discovered the meaning of lifestyle and the concept of concierge. It was then that she looked for a company related to this world in a country where she had not lived. And so she found Alberta la Grup, where she discovered an almost instant connection. She tells us all about the rest…
-What is your role right now in Alberta la Grup? You are working as a Residential Concierge in the Antares building, aren’t you? What is your job there?
My role as a lifestyle management and concierge intern varies every day. I have many diverse tasks which allow me to use my creativity and critical thinking in an efficient manner. For the first few months, I was at the office working on two projects which involved in-depth analysis of the Luxembourg and Portuguese market. Since ALG is planning on expanding their business outside of Spain, it was crucial to organize a detailed database on the two countries and possible residential investments to collaborate with. Furthermore, I had the opportunity to organize itineraries for the clients including proposals for restaurants, hotels, activities, special events, birthday celebrations, and many more. I also practiced making phone calls and following up with the clients while aligning to Alberta´s standard operating procedures. When Antares building launched at the end of January, I was placed there immediately and am working currently as a residential concierge – a middleman between the residents and all suppliers. Whatever the residents need, we have the responsibility to pursue their requests. Thanks to my incredible team who guided me throughout the whole process, I was able to easily adapt and navigate myself during this transition into Antares.
“Lourdes and I had a skype interview and we got along right away. As the boss and owner of ALG, she shares genuine passion and mind-blowing creativity in what she is doing. It was important for me to search for a company that values people over monetary incentives and Alberta La Grup stands for that without a doubt!”
-What qualities do you think a Residential Concierge should have?
Whether you are a lifestyle concierge or residential concierge, the three qualities I am certain are crucial to have and develop in this field are:
Multitasking: due to numerous clients demanding different things at the same, having the ability to multitask is necessary to manage all requests in an efficient manner while still maintaining the company´s quality standards.
Social Skills: it is important to understand the clientele and the suppliers in this field to learn how to communicate between each other in a clear and respectful manner. Being extroverted is a plus since you must interact with people every day whether it is on the phone or face-to-face.
Attention to detail: at ALG we value long-term relationships with the clients, therefore, remembering the smallest details about their preferences and being able to anticipate them is essential to maintain a strong and trustworthy bond. Hence, developing emotional intelligence is a plus to be able to understand an individual from a deeper standpoint.
“The three fundamental qualities in a concierge are multitasking, social skills and attention to detail”
-What is a day’s work like in the Antares building?
Since there is a morning and afternoon shift, it is important to do a handover with the concierge team to be on the same page with all the shared information. I like sleeping in the morning; hence, my shift is from 12-20PM. Throughout the day, it is necessary to check the daily operations book, key inventory, register, and email. Moreover, following up with the housekeeping team, security, and anybody else in the building is important to keep a clear flow of communication. Next, any requests from the residents are taken care of whether it is fixing the Wi-Fi, turning on the sauna, accepting a package delivery, and many others. However, when the days are quiet, I help the concierge team from the office with other requests from the clients. Therefore, there is always something to do!
“Being able to tailor the needs of every client and go above and beyond their expectations requires a strong cohesive group. As a team, ALG taught me incomparable care and thoughtfulness, not only towards the clients but also towards each other”
-Any curious facts or anecdote from your work as a Residential Concierge?
Since Antares building has just launched and therefore is in the early stages, many people look at the building like it is a museum and always want to enter to take pictures. Having to encounter that couple times a day is very amusing. Moreover, since my name corresponds to ¨hello¨ in Spanish, everyone gets confused when I introduce myself. Lastly, being unable to speak Spanish has been the biggest challenge. However, after numerous tries with google translate and body language, I have managed to successfully convey my message to others…hopefully (laugh). I am grateful for my team, the security and housekeeping ladies for the times they helped me with translation!
-Could you list some experiences/lessons you have learned during your time in Alberta?
The biggest lesson I learned during this internship is that there is always a solution to a problem. The only thing that is stopping us from finding that solution is our willpower to do so. Being able to tailor the needs of every client and go above and beyond their expectations requires a strong cohesive group. As a team, Alberta La Grup taught me incomparable care and thoughtfulness, not only towards the clients but also towards each other. Strong communication, transparency and empathy has been the main driving factors I have observed while working for the company and as a result, I will continue maintaining these qualities in my life.
“What I love the most about concierge is its diversity that can be adaptable in every field”
-Finally, in which direction would you like to focus your career in the future?
As a Residential Concierge, I was able to work in the most extraordinary building with the most incredible 360 degree view of the sea. Whilst I was doing key inventory for every apartment, the sunrise/sunset views from the penthouses took my breath away. As a result, it made me want to pursue my interests in the premium real estate sector. Working for Alberta La Grup was an eye-opening experience in which it took a lot of resilience and multitasking skills to go above and beyond. As an individual, I was never the best at doing multiple things at the same time, hence, this experience allowed me to narrow down my skills and pinpoint my strengths. What I love the most about concierge is its diversity that can be adaptable in every field. Therefore, I hope Lourdes and I will keep in touch for any future business collaborations and opportunities!
Copyright ©by Alberta La Grup
If you wish to re-print this article or photos, that’s fine. Just include the biography at the end of the article. Thank you!
Photo Credits: TLI
Translation: Emily Benton
Ola, Duong: “La mayor lección que he aprendido es que siempre hay una solución para un problema… Lo único que nos impide encontrarla es nuestra fuerza de voluntad”
Autora: María José Núñez | Barcelona, Marzo 2022
Hoy os contamos la historia de Ola Duong. Ella comenzó como becaria en Alberta La Grup (ALG), y ahora está ocupando el cargo de Residential Concierge en el edificio Antares, que se inauguró el pasado mes de enero. Es estudiante en el Instituto de Enseñanza Superior de Glion (Suiza), donde decidió especializarse en la gestión de marcas de lujo, ya que el sector premium siempre le había fascinado. Tras realizar sus primeras prácticas en el Mandarin Oriental de Hong Kong, pudo explorar este mercado, además de interactuar con gente de elevado perfil, que según ella no habrían estado a su alcance si no se hubiera arriesgado a trasladarse al otro lado del mundo. Asegura que fue gracias a un ponente que vino a su universidad cómo descubrió el significado del lifestyle y el concepto de concierge. Fue entonces cuando buscó una empresa relacionada con ese mundo en un país en el que no hubiera vivido. Y así, encontró Alberta la Grup, donde halló una conexión casi instantánea. Lo demás, nos lo cuenta ella…
-¿Cuál es tu papel ahora mismo en Alberta la Grup? ¿Trabajas como conserje residencial en el edificio Antares? ¿Cuál es tu trabajo allí?
Mi papel como becaria de gestión de estilo de vida y concierge varía cada día. Me ocupo de diversas tareas que me permiten utilizar mi creatividad y mi pensamiento crítico de manera eficiente. Durante los primeros meses, estuve en la oficina trabajando en dos proyectos que implicaban un análisis en profundidad del mercado luxemburgués y portugués. Dado que ALG tiene previsto ampliar su negocio fuera de España, fue crucial para organizar una base de datos detallada sobre los dos países y las posibles inversiones residenciales con las que colaborar. Además, tuve la oportunidad de organizar itinerarios para los clientes, incluyendo propuestas de restaurantes, hoteles, actividades, eventos especiales, celebraciones de cumpleaños y mucho más. También practiqué la realización de llamadas telefónicas y el seguimiento de los clientes, ajustándome a los procedimientos operativos estándar de Alberta. Cuando se inauguró el edificio Antares a finales de enero, me colocaron allí inmediatamente, y actualmente, trabajo como Residential Concierge, un intermediario entre los residentes y todos los proveedores. Cualquier cosa que necesiten los residentes, tenemos la responsabilidad de atender sus peticiones. Gracias a mi increíble equipo, que me ha guiado a lo largo de todo el proceso, he podido adaptarme y desenvolverme fácilmente durante esta transición en Antares.
“Lourdes Carbó, como jefa y propietaria de Alberta la Grup, comparte una pasión genuina y una creatividad alucinante en lo que hace. ¡Para mí era importante buscar una empresa que valorara a las personas por encima de los incentivos monetarios, y ALG lo representa, sin duda!”
-¿Qué cualidades cree que debe tener un Residential Concierge?
Tanto si se trata de un concierge de estilo de vida como de un residential concierge, las tres cualidades que estoy segura son cruciales para tener y desarrollar en este campo son:
– Multitarea: debido a que numerosos clientes demandan diferentes cosas al mismo tiempo, tener la capacidad de multitarea es necesario para gestionar todas las solicitudes de manera eficiente y al mismo tiempo mantener los estándares de calidad de la empresa.
– Habilidades sociales: es importante entender a la clientela y a los proveedores en este campo para aprender a comunicarse entre ellos de forma clara y respetuosa. Ser extrovertido es un plus ya que debe interactuar con la gente todos los días ya sea por teléfono o cara a cara.
– Atención al detalle: en ALG valoramos las relaciones a largo plazo con los clientes, por lo que recordar los más mínimos detalles sobre sus preferencias y ser capaz de anticiparse a ellos es esencial para mantener un vínculo fuerte y de confianza. De ahí que desarrollar la inteligencia emocional sea un plus para entender a un individuo desde un punto de vista más profundo.
“Las tres cualidades fundamentales en un concierge son: la multitarea, las habilidades sociales y la atención al detalle”
– ¿Cómo es un día de trabajo en el edificio Antares?
Como hay un turno de mañana y otro de tarde, es importante hacer un traspaso con el equipo de conserjería para estar en sintonía con toda la información compartida. Me gusta dormir por la mañana, por lo que mi turno es de 12 a 20 horas. A lo largo del día, es necesario comprobar el libro de operaciones diario, el inventario de llaves, el registro y el correo electrónico. Además, es importante hacer un seguimiento del equipo de limpieza, la seguridad y cualquier otra persona del edificio para mantener un flujo de comunicación claro. A continuación, se atiende cualquier petición de los residentes, ya sea arreglar el Wi-Fi, encender la sauna, aceptar una entrega de paquetes, etcétera. Sin embargo, cuando los días son tranquilos, ayudo al equipo de conserjería desde la oficina con otras peticiones de los clientes. Por lo tanto, ¡siempre hay algo que hacer!
“Ser capaz de adaptarse a las necesidades de cada cliente e ir más allá de sus expectativas requiere un grupo fuerte y cohesionado. Como equipo, ALG me ha enseñado un cuidado y una consideración incomparables, no solo hacia los clientes sino también entre nosotros”
-¿Alguna curiosidad o anécdota en la que te hayas encontrado trabajando como conserje residencial?
Como el edificio Antares acaba de ser inaugurado y, por lo tanto, se encuentra en una fase inicial, mucha gente mira el edificio como si fuera un museo y siempre quiere entrar para hacer fotos. Tener que encontrarme con eso un par de veces al día es muy divertido. Además, como mi nombre corresponde a ¨hello¨ en español, todos se confunden cuando me presento. Por último, no saber hablar español ha sido el mayor reto. Sin embargo, después de numerosos intentos con el google translate y el lenguaje corporal, he conseguido transmitir con éxito mi mensaje a los demás… con suerte (ríe). ¡Estoy agradecida a mi equipo, a las señoras de seguridad y de la limpieza por las veces que me han ayudado con la traducción!
– ¿Podrías enumerar algunas experiencias/lecciones que hayas aprendido durante tu estancia en Alberta?
La mayor lección que he aprendido durante estas prácticas es que siempre hay una solución para un problema. Lo único que nos impide encontrar esa solución es nuestra fuerza de voluntad para hacerlo. Ser capaz de adaptarse a las necesidades de cada cliente e ir más allá de sus expectativas requiere un grupo fuerte y cohesionado. Como equipo, Alberta La Grup me ha enseñado un cuidado y una consideración incomparables, no solo hacia los clientes sino también entre nosotros. La fuerte comunicación, la transparencia y la empatía han sido los principales factores que he observado mientras trabajaba para la empresa y, como resultado, seguiré manteniendo estas cualidades en mi vida.
“Lo que más me gusta de ser concierge es la diversidad, que puede adaptarse a todos los ámbitos”
-Por último, ¿en qué dirección le gustaría enfocar su carrera en el futuro?
Como residential concierge, he tenido la oportunidad de trabajar en el edificio más extraordinario, con las más increíbles vistas de 360º al mar. Mientras hacía el inventario de llaves de cada apartamento, las vistas del amanecer y el atardecer desde los áticos me dejaban sin aliento. Esto me ha hecho querer interesarme en el sector inmobiliario de primera calidad. Trabajar para Alberta La Grup fue una experiencia reveladora en la que se necesita mucha resistencia y habilidades multitarea para ir más allá. Nunca he sido la mejor haciendo varias cosas a la vez, por lo que esta experiencia me ha permitido acotar mis aptitudes y determinar mis puntos fuertes. Lo que más me gusta de ser concierge es la diversidad, que puede adaptarse a todos los ámbitos. Por lo tanto, espero que Lourdes y yo sigamos en contacto para futuras colaboraciones y oportunidades de negocio.
Todos los derechos reservados ©by Alberta La Grup
Si quieres publicar este artículo o fotografía, está bien. Sólo debes incluir la biografía, autor y esta información sobre los derechos. Gracias.
Crédito de fotos: TLI
Traducción: Emily Benton
